Digitale Mitarbeiter fürs Büro · rund um die Uhr
Die Vorteile eines digitalen Mitarbeiters:
Was er allein erledigt, entscheiden Sie.
Antwort in der Regel am selben Tag.
Mitglied und Partner des BVMW – Bundesverband mittelständische Wirtschaft
Ihr digitales Team
Vier vorausgebildete Kollegen. Sie wählen, wer zu Ihrem Betrieb passt.
Andreas
Einkommensproduzierende Arbeit. Bringt neue Kunden.
verbindlich zugewandt
Übernimmt
„Bauer & Söhne haben auf das Angebot vom 12. nie geantwortet. Soll ich nochmal ran?"
Mara
Betreut Ihre Bestandskunden.
umsichtig unaufgeregt
Übernimmt
„Herr Krause fragt nach dem Liefertermin für Auftrag 4417 – die Antwort liegt als Entwurf bereit."
Silke
Hält Zahlen und Fristen sauber.
genau wachsam
Übernimmt
„Seite 14: Kündigungsfrist von drei auf sechs Monate. Sonst nichts Auffälliges."
Bernd
Entlastet Sie persönlich.
diskret vorausschauend
Übernimmt
„Termin morgen um 9 – die Unterlagen liegen bereit. Ihre Zusage vom März steht noch aus."
Alle vier arbeiten nach Ihren Regeln. Sie legen beim Einarbeiten fest, was selbstständig erledigt wird und was eine Freigabe braucht. Hier steht, was zur Stelle passt.
Kostenlose Beratung sichernEin Beispiel
Mara ist eine digitale Mitarbeiterin. Zwei Aufträge an einem Mittwochmorgen: 07:42 gesagt, 07:56 erledigt – mit allem, was dazwischen passiert. Von Hand: ein halber Vormittag.
Mara, in „Eingang" liegen drei Lieferscheine von gestern. Bitte die Positionen in die Auftragsliste übertragen.
Erledigt – 47 Positionen aus drei Lieferscheinen. Bei zwei Artikelnummern gab es keine Entsprechung in der Liste; die sind gelb markiert und stehen unten.
Danke. Und bitte das Angebot für Bauer & Söhne fertigmachen – wie das letzte, aber 12 Stück statt 8.
Liegt als Entwurf unter „Angebote/offen". Achtung: die Staffelpreise haben sich im Januar geändert – ich habe die aktuellen genommen, nicht die aus dem alten Angebot. Bitte einmal drüberschauen, bevor es rausgeht.
Zwei Aufgaben, die zusammen einen halben Vormittag gekostet hätten, sind vor acht Uhr erledigt. Verschickt wurde nichts – das entscheiden Sie.
Die Erklärung
Technisch ist das ein Programm. Praktisch ist es jemand, dem Sie sagen, was zu tun ist.
Und eine Art zu antworten – förmlich oder locker, knapp oder ausführlich. Ihre Leute schreiben dann in normalen Sätzen, was zu tun ist. So, wie sie es einem Kollegen sagen würden.
Was erlaubt ist, was nicht, und ab wann nachgefragt wird. Den Anfang macht:
E-Mail, Warenwirtschaft, Ablage, Tabellen: Ihr Agent bekommt Zugang zu den Programmen, in denen die Arbeit ohnehin liegt – eingerichtet auf Ihren Rechnern, an Ihren Ordnern und Vorlagen. Gearbeitet wird mit Ihren echten Unterlagen statt mit einer Kopie in einem fremden Portal – und abends geht niemand nach Hause.
Der Ablauf
Vier Schritte. Ihr Aufwand steckt fast vollständig im ersten und im letzten.
Ein Gespräch darüber, welche Arbeit bei Ihnen im Büro anfällt und wie oft. Kostenlos, und ohne dass Sie etwas vorbereiten müssen.
Wenn sich bei Ihnen zu wenig wiederholt, sagen wir Ihnen das – und Sie haben ein Gespräch verloren statt eines Budgets.
Wir richten alles vor Ort auf Ihren Rechnern ein und verbinden es mit dem, was Sie freigeben. Sie müssen nichts installieren und nichts umstellen.
Ihre Vorlagen, Ihre Abläufe, die Persönlichkeit dazu. Dann übergeben Sie die ersten echten Aufgaben und schauen die Ergebnisse durch.
Danach, wenn Sie möchten
Wir bleiben monatlich dran. Neue Vorlagen, neue Preise, neue Aufgaben – Ihr Kollege lernt weiter, statt auf dem Stand vom ersten Tag stehen zu bleiben. Wir schauen uns die abgelieferte Arbeit an und was daran besser gehen kann.
Das ist eine Option, keine Bedingung. Sie können auch einfach laufen lassen.
Ihre Fragen
Wenn Ihre dabei fehlt, stellen Sie sie uns direkt.
In der Praxis passiert meistens das Gegenteil von dem, was befürchtet wird: niemand geht, aber die Stimmung wird besser. Die Aufgaben, die abgegeben werden, sind die, die ohnehin niemand gern macht – und die, wegen denen Ihre Leute abends nicht fertig werden. Wenn Ihnen jemand verspricht, dass Sie damit Personal einsparen, sollten Sie misstrauisch werden.
Nur auf das, was Sie freigeben. Sie bestimmen die Ordner, die Vorlagen und die Programme, mit denen gearbeitet wird – genau wie bei einem neuen Mitarbeiter, der auch nicht am ersten Tag jede Schublade aufmachen darf. Was außerhalb liegt, bleibt unsichtbar.
Wir dokumentieren vor dem ersten Vorgang mit Ihnen, welche Daten verarbeitet werden, wer Zugriff erhält und was beim Ende der Zusammenarbeit damit geschieht.
Unklare Stellen werden markiert statt geraten – im Beispiel oben sind das die zwei Artikelnummern ohne Entsprechung. Und die Grenze, die Sie beim Einarbeiten ziehen, lässt sich nicht versehentlich verschieben.
Zum Start meistens Sie und die ein, zwei Leute, bei denen die Büroarbeit tatsächlich aufläuft. Das ist Absicht: ein Kollege, den drei Personen richtig nutzen, bringt mehr als einer, den fünfzehn Leute einmal ausprobieren. Später kommen weitere dazu, wenn es sich lohnt.
Ein Gespräch am Anfang, ein Durchsehen der ersten Ergebnisse am Ende. Dazwischen brauchen wir Sie nicht. Was Sie liefern, haben Sie schon: Ihre Vorlagen, Ihre Preisliste, ein paar Beispiele von früher – nichts, was Sie extra erstellen müssten.
Das sind unsere Arbeitsstunden, nicht Ihre. Eine Voraussetzung gibt es: Ihre Unterlagen müssen existieren. Wenn Ihre Preisliste seit drei Jahren nur in einem Kopf lebt, dauert es länger – dann sagen wir Ihnen das vorher, nicht hinterher.
Dann sagen Sie es. Neue Preise, eine neue Vorlage, ein geänderter Ablauf: eine Nachricht, kein Projekt und kein Termin mit uns.
Wenn bei Ihnen jeder Vorgang ein Unikat ist und sich nichts wiederholt, gibt es wenig zu übernehmen. Wenn Ihre Unterlagen ausschließlich auf Papier existieren, auch nicht. Und wenn Sie jemanden suchen, der Entscheidungen trifft: das leistet ein Agent nicht, und das ist Absicht. Wir sagen es Ihnen im Erstgespräch, wenn Sie dazugehören.
Der erste Schritt
Sie bekommen an einem Tag eine Einschätzung, ob sich das übernehmen lässt – und wenn nicht, sagen wir Ihnen auch das.
Oder per E-Mail: info@deutschekifactory.de
Wer antwortet
Unser Team meldet sich umgehend persönlich bei Ihnen.
