4×pro Woche
Das Angebot schreiben Sie selbst
Immer dasselbe Muster, immer eine Stunde Ihrer Zeit.
Ein digitaler Mitarbeiter für Ihr Büro
Ihr nächster Mitarbeiter fängt morgen früh an.
Er heißt, wie Sie ihn nennen. Er sitzt auf Ihren Rechnern, arbeitet mit Ihren Unterlagen und nimmt Ihnen die Fleißarbeit ab: Angebote schreiben, Daten übertragen, lange Unterlagen durcharbeiten.
Antwort in der Regel am selben Tag. Im ersten Gespräch zeigen wir Ihnen, wie Ihr digitaler Mitarbeiter bei Ihnen arbeiten würde.
Das Problem
Vier Aufgaben, die jede Woche einen Vormittag kosten
Vier Beispiele aus Betrieben wie Ihrem. Wenn Ihre Aufgabe nicht dabei ist: Das Muster ist immer dasselbe – wiederkehrend, nach festen Regeln, ohne Entscheidung.
34Positionen
Jemand muss das abtippen
Zahlen aus dem PDF in die Tabelle. Eine Stunde.
40Seiten
Und jemand muss das lesen
Zwei Seiten davon sind wichtig. Welche, steht nirgends.
8Monate offen
Die Stelle bleibt unbesetzt
Sie suchen jemanden dafür – und finden niemanden.
Das ist kein Technikproblem. Es ist ein Kapazitätsproblem – und es wächst genau dann, wenn das Geschäft gut läuft.
Ein Beispiel
So sieht es aus, wenn Sie ihm Arbeit geben
Zwei Aufträge an einem Mittwochmorgen: 07:42 gesagt, 07:56 erledigt – mit allem, was dazwischen passiert.
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Mara, in „Eingang" liegen drei Lieferscheine von gestern. Bitte die Positionen in die Auftragsliste übertragen.
- öffnet die drei Lieferscheine · liest die Positionen aus · gleicht die Artikelnummern ab · trägt sie in die Auftragsliste ein
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Erledigt – 47 Positionen aus drei Lieferscheinen. Bei zwei Artikelnummern gab es keine Entsprechung in der Liste; die sind gelb markiert und stehen unten.
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Danke. Und bitte das Angebot für Bauer & Söhne fertigmachen – wie das letzte, aber 12 Stück statt 8.
- öffnet das letzte Angebot · übernimmt die Konditionen · rechnet die Mengen um · legt den Entwurf ab
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Liegt als Entwurf unter „Angebote/offen". Achtung: die Staffelpreise haben sich im Januar geändert – ich habe die aktuellen genommen, nicht die aus dem alten Angebot. Bitte einmal drüberschauen, bevor es rausgeht.
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Zwei Aufgaben, die zusammen einen halben Vormittag gekostet hätten, sind vor acht Uhr erledigt. Verschickt wurde nichts – das entscheiden Sie.
Beispielablauf
2 Aufgaben · 14 Minuten · 47 Positionen und ein Angebotsentwurf
Die Erklärung
Ein digitaler Mitarbeiter ist KI, die Sie einarbeiten wie einen Menschen
Technisch ist das ein Programm. Praktisch ist es jemand, dem Sie sagen, was zu tun ist.
Sie geben ihm einen Namen
Und eine Art zu antworten – förmlich oder locker, knapp oder ausführlich. Ihre Leute schreiben ihm dann in normalen Sätzen, was zu tun ist. So, wie sie es einem Kollegen sagen würden.
Sie schreiben seine Stellenbeschreibung
Was er darf, was nicht, und ab wann er nachfragt. Womit er anfängt:
- Schriftverkehr – Angebote, Rechnungen, Briefe
- Daten übertragen – aus PDFs in Ihre Tabellen
- Unterlagen auswerten – Verträge, Ausschreibungen
Er sitzt bei Ihnen im Haus
Eingerichtet auf Ihren Rechnern, an Ihren Ordnern, Vorlagen und Programmen. Er arbeitet mit Ihren echten Unterlagen statt mit einer Kopie in einem fremden Portal – und abends geht er nicht nach Hause.
Anfangen kann er mit einer einzigen dieser Aufgaben. Und er übernimmt die Fleißarbeit, nicht das Urteil: kalkulieren, verhandeln und entscheiden, was das Haus verlässt, bleibt bei Ihnen und Ihren Leuten.
Der Ablauf
In 12 Stunden vom Gespräch zur ersten Aufgabe
Vier Schritte. Ihr Aufwand steckt fast vollständig im ersten und im letzten.
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Wir sprechen
Ein Gespräch darüber, welche Arbeit bei Ihnen im Büro anfällt und wie oft. Kostenlos, und ohne dass Sie etwas vorbereiten müssen.
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Wir prüfen, ob es sich lohnt
Wenn sich bei Ihnen zu wenig wiederholt, sagen wir Ihnen das – und Sie haben ein Gespräch verloren statt eines Budgets.
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Wir kommen zu Ihnen
Wir richten ihn vor Ort auf den Rechnern ein und verbinden ihn mit dem, was Sie ihm freigeben. Sie müssen nichts installieren und nichts umstellen.
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Wir arbeiten ihn ein
Ihre Vorlagen, Ihre Abläufe, seine Persönlichkeit. Dann geben Sie ihm die ersten echten Aufgaben und schauen die Ergebnisse durch.
Danach, wenn Sie möchten
Wir bleiben monatlich dran. Neue Vorlagen, neue Preise, neue Aufgaben – Ihr Kollege lernt weiter, statt auf dem Stand vom ersten Tag stehen zu bleiben. Wir schauen uns an, was er abgeliefert hat und was er hätte besser machen können.
Das ist eine Option, keine Bedingung. Sie können ihn auch einfach laufen lassen.
Ihre Fragen
Acht Fragen, acht klare Antworten
Wenn Ihre dabei fehlt, stellen Sie sie uns direkt.
Was passiert dann mit meinen Leuten?
In der Praxis passiert meistens das Gegenteil von dem, was befürchtet wird: niemand geht, aber die Stimmung wird besser. Die Aufgaben, die er übernimmt, sind die, die ohnehin niemand gern macht – und die, wegen denen Ihre Leute abends nicht fertig werden. Wenn Ihnen jemand verspricht, dass Sie damit Personal einsparen, sollten Sie misstrauisch werden.
Bekommt er Zugriff auf alle unsere Dateien?
Nur auf das, was Sie freigeben. Sie bestimmen die Ordner, die Vorlagen und die Programme, mit denen er arbeitet – genau wie bei einem neuen Mitarbeiter, der auch nicht am ersten Tag jede Schublade aufmachen darf. Was außerhalb liegt, sieht er nicht.
Was, wenn er einen Fehler macht?
Er legt Entwürfe ab, er verschickt nichts. Nichts verlässt Ihr Haus ohne dass ein Mensch draufgeschaut hat – so ist er eingerichtet, und das lässt sich nicht versehentlich umstellen. Und wo er unsicher ist, markiert er es, statt zu raten: im Beispiel oben sind das die zwei Artikelnummern ohne Entsprechung.
Wer im Betrieb arbeitet mit ihm?
Zum Start meistens Sie und die ein, zwei Leute, bei denen die Büroarbeit tatsächlich aufläuft. Das ist Absicht: ein Kollege, den drei Personen richtig nutzen, bringt mehr als einer, den fünfzehn Leute einmal ausprobieren. Später kommen weitere dazu, wenn es sich lohnt.
Wie viel Zeit kostet mich das?
Ein Gespräch am Anfang, ein Durchsehen der ersten Ergebnisse am Ende. Dazwischen brauchen wir Sie nicht. Was Sie liefern, haben Sie schon: Ihre Vorlagen, Ihre Preisliste, ein paar Beispiele von früher – nichts, was Sie extra erstellen müssten.
Wirklich in 12 Stunden?
Das sind unsere Arbeitsstunden, nicht Ihre. Eine Voraussetzung gibt es: Ihre Unterlagen müssen existieren. Wenn Ihre Preisliste seit drei Jahren nur in einem Kopf lebt, dauert es länger – dann sagen wir Ihnen das vorher, nicht hinterher.
Was ist, wenn sich bei uns etwas ändert?
Dann sagen Sie es ihm. Neue Preise, eine neue Vorlage, ein geänderter Ablauf: eine Nachricht, kein Projekt und kein Termin mit uns.
Für wen lohnt sich das nicht?
Wenn bei Ihnen jeder Vorgang ein Unikat ist und sich nichts wiederholt, gibt es wenig zu übernehmen. Wenn Ihre Unterlagen ausschließlich auf Papier existieren, auch nicht. Und wenn Sie jemanden suchen, der Entscheidungen trifft: das kann er nicht, und das soll er nicht. Wir sagen es Ihnen im Erstgespräch, wenn Sie dazugehören.
Der erste Schritt
Stellen Sie ihn ein
Schreiben Sie uns, welche Arbeit bei Ihnen liegen bleibt. Sie bekommen an einem Tag eine Einschätzung, ob sich das übernehmen lässt – und wenn nicht, sagen wir Ihnen auch das.
Oder per E-Mail: info@deutschekifactory.de
Wer antwortet
Unser Team meldet sich umgehend persönlich bei Ihnen.